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2018咸陽好人榜 兩學一做 創建文明單位

溫家寶部長級秘書道出機關生存法則

日期:2019.02.25 閱讀:685

本文是文化和旅游部黨組成員、副部長項兆倫同志結合自己的工作體會,專門給年輕人寫的一篇文章,對年輕干部有非常強的指導意義。

項兆倫曾長期擔任前國務院總理溫家寶同志的辦公室主任(即大秘),其機關工作經驗異常豐富、彌足珍貴。

而溫家寶總理更是體制內多年培養出來的秘書典范(曾任中辦主任,服務多屆中央領導人),其親自培養出來的大秘必然更是精英中的精英。

項兆倫的經驗,無論對體制內朋友,還是處于體制外職場中的朋友,都有諸多裨益,值得收藏、分享。

“如何較快適應機關工作,成為單位的骨干,并且不斷取得新的進步,是年輕同志關心的事,一定程度上也是年輕同志感到困惑的事?!?/p>

幫助年輕同志較快適應機關工作,是領導班子帶隊伍的重要責任。

我結合自己的體會和機關工作實際,就年輕干部如何較快適應機關工作講些想法,與大家交流和分享。

適應和勝任機關工作,要有三個基本能力:

1、準確簡潔、邏輯清晰的口頭和書面表達能力;

2、嚴謹細致、干凈利落的辦事能力;

3、善于溝通、商量辦事的協作共事能力。

表達能力

就是要善于用最簡潔的語言,把復雜的事情講清楚,把構成事情的各個要素以語言通俗、條理清楚、重點突出、簡單明了的方式表達出來。

這是要練就的一個基本功。

有一個管用的訓練辦法,就是在向上級匯報前,先向自己匯報一遍,用5分鐘時間把一件復雜的事情講清楚,把你了解的情況和你的看法表達清楚。

尤其是隨著資歷加深、職務提高,需要匯報的事越來越多,很多場合往往需要匯報人在幾分鐘內把一件事匯報完。這就需要大家具備準確簡潔、邏輯清晰的口頭表達能力。

養成這個習慣,你開會發言、講話也會比較簡潔,不會東拉西扯,不著邊際,長篇大論。

從書面表達能力來說,寫出來的稿子一要自己沒有疑問,二要經得起上級和別人問。

我經常遇到這樣的情況:看了一個稿子,找起草人來問一問這一段是什么意思,然后他給我解釋一番,我聽明白了,就說你把剛才解釋的話替換進去,稿子就寫清楚了。

你可以來跟我解釋,但我們很多稿子是要往上面報的,要經過多位領導,你寫一段看不明白的話在里面,難道每位領導那里你都去解釋一番?

再者,好的稿子應當一目了然,不需要解釋。

稿子不僅要經得起問,還要能講。

好的稿子是可以講的,給別人念一遍,大家就聽得一清二楚,這是最好的稿子。寫出來的稿子不應該只能看、不能講。

如果稿子要反復看才能弄明白,就是寫得太復雜了。

因此,一個基本的要領是,我們一定不要“寫”文章,而是要想象成自己是在當面跟人說。

把當面說的語言組織成書面的文字,這樣講清楚也就寫清楚了。

因此,寫文稿首先要會講文稿。當然,寫文稿之前,還要把情況吃透,搞清楚。

總之,提高表達能力需要做到:搞清楚,想清楚,講清楚和寫清楚。

做到這幾點,除了邏輯思維、寫作能力,還取決于工作基礎,取決于你對情況的掌握和工作的細致程度。

文字表達能力,還有個政策素養和語法修辭基本訓練問題。

文稿從司局報出,經過一定程序,有的會直接成為國家機關的正式文件,有的會成為有關文件的重要內容,從而成為指導全國某方面工作的重要政策或工作要求。

從內容上說,要成為政策或工作要求,就必須符合黨的方針政策,符合國家法律法規,符合部門和地方的實際情況,能夠解決問題,經得起歷史檢驗。

從文字上說,要體現國家機關文稿的水準,讓人一看就是國家機關的水平。

高水準的文稿首先要符合中國語言文字的規范。

邏輯不通,辭不達意,乃至標點符號錯誤都是不容許的。

辦事能力

要做到嚴謹細致,干凈利落,關鍵是養成良好的工作習慣,即謀劃在前、請示在先,記錄在案、辦細辦實,報告及時、事后總結。

1、謀劃在前。

做任何事情,先把“怎么做、怎么開展”想清楚、理清楚。

我們很多工作要搞工作方案。

如辦會要有會議方案,遇到重要的會議,對每個細節、每個環節,每個人負責什么事,都有詳細的設計,有一個組織工作方案,各項工作都要按這個方案有條不紊地展開。

2、請示在先。

這里有兩個重要環節:

第一是接受任務環節。

接到一個任務,要立即做個確認,是不是準確領會了任務、意圖和目的。如果沒搞清楚就去做,結果不僅可能事倍功半,甚至是南轅北轍,誤時誤事。

因此,做事前一定要先把意圖吃透吃準。

一個簡單方法就是簡要復述。

上級給你部署一件事,你按照自己的理解,對上級簡要復述一遍,交代的是不是這么一個任務,我這么理解對不對,請上級確認,這樣就可以確保起步正確。

第二是執行任務環節。

遇到重要事件或新的情況時,一定不要輕易自作主張,而要在辦妥事情的同時及時請示報告。

請示還要注意兩點:

一是請示的時候要提出自己的建議,你準備或你建議這事該怎么辦,而不是簡單地把問題交給上級。

二是要把握好輕重。在執行過程中只有確實重要、需要請示的事才請示,而不是有事沒事、大事小事都去請示。好比你受命去攻一個山頭,你不能已經攻到半山腰,又跑回來問這樣攻對不對。

3、記錄在案。

接到每一個指示、電話,向別人轉達每一個指示和意見,任務執行過程中發生的每一個變化,都要記錄在案。

記錄既是為了備查,也是便于日后總結。

4、辦細辦實。

就是注重細節,注重環節,工作到位。發現的每一個問題,可能遇到的每一個問題,都要想清楚,想周全;

每一個任務,每一個環節,都要分解到責任人,做到事事有人負責,事事有人檢查。

如果這個環節只有你負責,你更要想到這個環節的方方面面,辦細辦實。

5、報告及時。

這里也有兩個要點:

一是及時報告。

你如果是新調進來的,上級交給你一項比較重要的工作,往往心里并不踏實。你及時用三言兩語報告一下重要的工作進展,上級一聽,辦的路子是對的,他心里就踏實了;

辦得有些偏差,及時給你指導,就可以馬上調整,少走彎路。

同樣,及時報告不是隨時報告,不是不停地報告自己正在做什么。

你高效率、高質量地完成任務,是最好的報告。

二是按程序報告。

基本要求是不越級,不越權。

如果情況緊急,需要越級向上報告,你也要把有關情況及時告知你的直接主管上級。

另外,出去開會要把會議材料帶回來,沒有材料也要有一個簡要的口頭或書面報告,不能參加了就算完了,上級也不知道你去開的這個會到底是什么內容,哪些事是與本單位有關的。

6、事后總結。

要養成打一仗總結一次的習慣。

總結可以加強經驗積累,一次比一次做得更好,也可以避免同樣的問題重復發生,使我們的工作更加理性,更加規范,不斷創新。

協作共事能力

這是把事情做好的重要條件,也是一個人綜合素質的重要體現。

一是要商量辦事。

不僅要善于跟同事商量辦事,還要善于和其他單位商量辦事,更要善于跟下級單位和下屬商量辦事。

下屬習慣于接受指令而不爭論,和下屬商量辦事最重要也最難。

我們承擔的絕大部分任務需要許多人多方面的配合才能完成,基本上沒有一件事情是只靠一個人就能做的,沒有協同配合不可能把事情辦好。

善于溝通,不僅能得到別人的支持配合,還能吸取別人的經驗智慧。

不愿意與人溝通,或者讓人覺得不好合作,不僅得不到別人的配合,一旦出了問題、遇到難題,也難以得到別人幫助,最后是既貽誤工作,也妨礙自己進步。

二是要互相補臺。

這需要有一個良好的心態,樂見他人成功,樂見他人把事情做好,分工以內做到位,分工以外不插手,別人的事情多補臺。

幫別人補臺,當無名英雄,時間長了,終究會讓人看到你的為人,最終結果是大家都愿意為你補臺。

再能干、再聰明的人總有疏漏的時候,做好工作總是離不開別人幫助,離不開別人補臺。

另外,還要養成守紀律、守規矩,鉆研業務、勤奮學習的習慣。

一、守紀律、守規矩。

任何單位都有個保密紀律,就是不該說的不說,不該看的不看,不該問的不問。

還要注意不該交往的不交往,這也是保密紀律中最容易被忽視、又特別需要引起警惕的一件事。

要按規矩辦事,不摻雜私人因素,有透明度。

二、鉆研業務、勤奮學習。

現在對干部的訓練中,有形的培訓是各種規章制度、專業讀本、操作指南、業務培訓,加上上級和同事的傳幫帶。

無形的培訓是工作環境的熏陶和處理事務、辦文辦會的磨煉。

從我們自身講,從事一項工作,就要當這項工作的業務能手;在一個崗位,就要建成放心崗位;管一個部門,就要建成放心部門。

從鉆研業務來說,除了理論政策文件學習,還有幾條非常重要:

一是要把業務書籍當案頭書,經???,帶著問題看。

二是要研究性地做工作。接到一項任務,要把任務當作問題來研究,在研究和解決問題過程中了解熟悉情況,掌握和改進工作方法。

三是要眼中有活。要注意發現問題,主動找問題,看到問題不放過。如果同樣的問題一再出現,就一定是有一個規律性的問題沒有解決好。找到這個關鍵點,再去下工夫,就可能解決一個長期存在的問題。

四是多讀書。一年要讀幾本理論專著,只要堅持下來,理論水平和思維能力就會不斷提高。

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